Minder vergaderen: zo doe je dat

Het is de schrik van menig werknemer: werkdagen die zijn gevuld met een eindeloze rij vergaderingen, waarvan er veel nauwelijks tot concrete acties leiden. Een werkomgeving waarin medewerkers van vergadering naar vergadering moeten rennen, is er meestal een waarin de werkvreugd laag is en het ziekteverzuim hoog.  Zo zorg je voor minder meetings in jouw bedrijf, en daarmee voor meer effectiviteit. 

Bedrijven waar eindeloos wordt vergaderd zijn vaak bedrijven waar de structuur voor beslissingsbevoegdheid volgens het information-up-model is ingericht. In zo’n model wordt informatie omhoog geduwd naar hogere lagen in de organisatie, helemaal van ‘onderaf’ tot aan de opperbaas. Elke laag moet steeds wachten op een beslissing van een hogere laag. Daarom moet iedereen in de organisatie continu vergaderingen organiseren om informatie omhoog te duwen naar de volgende laag, die dan ook weer een meeting moet organiseren met een volgende laag enzovoorts enzoverder. Je zult begrijpen dat zo’n structuur een verlammende uitwerking heeft op de slagkracht binnen een organisatie. 

Meer vergaderen: meer ziekteverzuim

Ook voor medewerkers is back-to-back vergaderen weinig stimulerend. Al was het maar omdat vergaderen vaak gepaard gaat met veel zitten in vaak zuurstofarme ruimtes. Dit leidt tot veel productiviteitsverlies, in de vorm van concentratieverlies, hoofdpijn en ziekteverzuim. Maar eindeloos vergaderen leidt vaak ook tot minder werkvreugd en betrokkendheid. 

Information-down

Wat je dus nodig hebt, is het tegenovergestelde model, waarin bevoegdheden als het ware van bovenaf naar lagen eronder worden geduwd. In dit information-down-model krijgen werknemers meer ruimte om zelf beslissingen te nemen, binnen de kaders die van bovenaf worden gesteld. Dit leidt tot minder vergaderingen en meer productiviteit. Mensen voelen zich intrinsiek betrokken bij projecten, omdat ze zelf beslissingen mogen nemen. 

Efficiënter vergaderen

Om binnen een bedrijf minder meetings te hebben en dus een grotere productiviteit, heb je dus een groter mandaat bij je medewerkers nodig. Agile projectmanagementsystemen, zoals scrum, voorzien in zo'n manier van werken, omdat daarin het uitvoerende team, dat is samengesteld uit mensen met elk hun specifieke kennis en capaciteiten, centraal staat en in het realiseren van het project veel autonoom mag opereren. Dit neemt niet weg dat er zo nu en dan heus nog wel eens moet worden vergaderd. Bij die vergaderingen is het zaak op deze vier factoren te letten: focus, mensen, tijd en het natraject. 

Focus 

Veel vergaderingen monden uit in oeverloos gewouwel. Dat komt in de eerste plaats doordat ze vaak helemaal geen duidelijk geformuleerd doel hebben. Het doel – een te nemen beslissing – moet daarom van tevoren duidelijk worden geformuleerd. De vergadering moet erop zijn gericht een duidelijke uitkomst te verkrijgen. Alles wat daarvan afleidt, zou niet aan de orde moeten komen. Door een duidelijke focus verspil je minder tijd. 

Eindbeslissing

Focus betekent ook dat iedereen die moet meebeslissen daadwerkelijk bij de meeting aanwezig is. Het doel is immers niet een tussenbeslissing, maar een eindbeslissing. Dus als iemand die moet meebeslissen niet kan komen, kan er ook geen meeting zijn. Zo voorkom je dat je drie meetings over hetzelfde onderwerp houdt, met allerlei tussenbeslissingen en heroverwegingen. 

Mensen

Zoals hierboven al aangestipt, moeten de juiste mensen bij de vergadering aanwezig zijn. Dat betekent tegelijk dat mensen die niet over de beslissing gaan, ook niet bij de meeting aanwezig hoeven te zijn. Enkel mensen met focus op het onderwerp zijn van belang. Mensen die enkel aanschuiven omdat ze FOMO (fear of missing out) hebben of omdat het onderwerp ergens in een later stadium effect op hun werk gaat hebben, kunnen wegblijven. Dit zorgt in de vergadering ook weer voor meer focus op wat er werkelijk moet gebeuren. 

Tijd

Respecteer elkaars tijd en begin en eindig de meeting op tijd, of liever zelfs wat vroeger. Dat betekent ook dat je altijd een buffer tussen twee meetings moet aanhouden van ongeveer een kwartier. Aansluitende vergaderingen werken niet, omdat dit leidt tot te laat komen.

Korter is beter

Hou de meetings bovendien kort. Dat zorgt ook weer voor meer focus tijdens de meeting. Als je een uur voor een meeting reserveert, heb je het risico dat mensen dat uur ook gaan volpraten omdat die tijd nu eenmaal in hun agenda gereserveerd staat. Maak er liever twintig minuten van. Dat is uitdagend kort en zorgt daarom voor meer efficiëntie, urgentie en focus op het onderwerp. Alleen zo bereik je resultaat. Smalltalk kan op ander moment. 

Resultaat behalen

De meeting is ook pas afgelopen als er een duidelijke beslissing is genomen. Dus niet omdat iemand weg moet of omdat mensen het nog niet met elkaar eens konden worden. Dat leidt immers weer tot vervolgmeetings. Er MOET een besluit worden genomen en iedereen in de meeting is daar verantwoordelijk voor. Als het een erg groot besluit is, deel het dan op in meerdere besluiten. Maar voorkom te allen tijde dat je meeting op meeting op meeting over hetzelfde onderwerp gaat houden. Het gaat bij elke vergadering om het behalen van resultaat.

Het natraject

Zorg ook altijd voor een gedeelde herinnering, in de vorm van notulen. Dit dient als basis voor de vervolgstappen en voorkomt dat je weer een meeting moet houden over wat er ook alweer was besloten tijdens de vorige meeting. Iedereen heeft zijn eigen versie van wat er wordt besproken tijdens een meeting, zeker naarmate er meer tijd verstrijkt. Dat kan worden bevochten door na elke meeting heldere notulen rond te sturen aan iedereen die bij de meeting aanwezig was.

Blije werknemers

Wanneer een organisatie het aantal bedrijfsmeetings weet te beperken tot enkel meetings op beslissingsniveau, betekent dit dat er meer vertrouwen wordt gelegd in de uitvoerende teams en in hun vermogen om het werk dat uit de beslissing volgt zelfstandig kunnen uitvoeren. Er is vertrouwen in hun eigen denkvermogen. Geen micromanagement meer, maar een mandaat om zelf te beslissen hoe je je werk moet inrichten. Dit leidt per definitie tot meer betrokkenheid onder werknemers en tot meer werkvreugd bovendien.